Как подготовить вход: телефоны, люди, двери

Пошаговая подготовка контроля входа — от приглашения контролёров до проверки сканера накануне события.

Кто может: владелец, менеджер

На входе работают люди с телефонами. Сканер открывается в браузере, отдельное приложение не нужно. Ниже — что сделать заранее, чтобы в день события все знали, что делать.

1. Пригласите людей на вход

1. Решите, кто будет проверять билеты, и сколько дверей будет открыто.
2. Каждому человеку нужен свой аккаунт и своя роль в организации. Для входа хватает роли Сотрудник: он сканирует билеты, но не может отменить отметку о входе.
3. Пригласить в команду может только владелец: Настройки → Команда → Пригласить участника.
4. Пусть на входе будет хотя бы один менеджер или владелец. Только они могут отменить ошибочный проход — в течение 15 минут: Как отменить отметку о входе (в течение 15 минут).

Что может каждая роль — в статье «Роли и права: владелец, менеджер, сотрудник».

2. Подготовьте телефоны

1. Нужен телефон с камерой у каждого контролёра. Один человек — один телефон и свой аккаунт: так в истории видно, кто пропустил билет. Кроме того, у каждого аккаунта есть ограничение — не больше 120 проверок в минуту.
2. Попросите каждого установить сканер на экран «Домой» и войти: Как установить сканер на телефон (iPhone и Android). На iPhone войти нужно ещё раз — уже в установленном приложении, по почте и паролю.
3. Зарядите телефоны.

3. Продумайте двери

1. Если дверей несколько, договоритесь о названиях: «Дверь A», «Балкон» и так далее.
2. На каждом телефоне контролёр нажимает Указать вход и вводит название своей двери. Название хранится только на этом телефоне.
3. Проверьте, где на площадке ловит интернет. У сканера нет офлайн-режима: без связи билет не проверяется. Если есть Wi-Fi площадки, подключите к нему телефоны заранее.

4. Накануне

1. Откройте Контроль входа. Событие должно быть в разделе Скоро · ближайшие 7 дней с подписью «Откроется …». Вход открывается с полуночи дня события по времени площадки (или за 6 часов до начала, если это раньше).
2. Отправьте контролёрам ссылку на памятку для контролёров: /help/check-in. Её можно прочитать минут за десять.
3. Подготовьте запасной план на случай, если пропадёт связь: в событии откройте Заказы → Посетители → Экспорт CSV и распечатайте список. Экспорт доступен менеджерам и владельцам.

5. В день события

1. В день события оно появится в разделе Сегодня. Каждый контролёр нажимает Открыть сканер.
2. Проверьте сканер на телефонах контролёров прямо на площадке, при её освещении. Наведите камеру на любой QR-код, который не является билетом: экран Билет не найден значит, что камера читает коды.
3. Следите за счётчиком «Вошли … из …» — он общий для всех телефонов события.

Что вы сделали

• У каждого контролёра есть аккаунт с ролью в организации и установленный сканер.
• На входе есть менеджер или владелец, который может отменить ошибочный проход.
• Двери названы, связь проверена, распечатанный список лежит на входе.
• Контролёры прочитали памятку и знают, что значит каждый цвет: Результаты сканирования: что значит каждый цвет.